Açıklama
Personel özlük dosyaları, iş niteliğine göre değişkenlik gösteren işe alım şartlarını sağlamak için personel adaylarının gerekli bilgi ve belgelerinin tutulmasına, düzenlenmesine yarar. Sadece işe başvuru yapan adayların değil bütün çalışan personelin bilgi ve belgelerinin kayıtlı tutulması zorunludur. Bu süreçte özlük dosyaları işe giriş ve çıkışların yanında personellerin çalışma hayatı boyunca her türlü kurumlarla ya da işverenle ilişkisi hakkında da bilgileri içeren belgelerdir. Bunun içine izin belgeleri, disiplin cezaları ve ihtiyaç duyulan formlarda girer. Görüldüğü üzere bir işçinin bütün çalışma hayatının yer aldığı, düzenlendiği, zaman zaman yetkili kişilerce denetlendiği personel özlük dosyaları hayati öneme sahip korunması gereken bilgilerdir.
Personel Özlük Dosyası Nerelerde Kullanılır?
Personel özlük dosyaları bilgi ve belgenin gerekli olduğu her yerde kullanılır. Alan kısıtlaması olmaksızın personel çalıştıran ve çalışma hayatının olduğu bütün iş yerlerinde gereklidir. Sadece iş yerinde değil home office çalışan insanlar içinde evde belgeleri depolamak ayrıştırmak için çok gerekli bir araçtır. Çalışma gereksinimi olmaksızın da kullanılabilen özlük dosyaları evde yaşayan kişilerin eğitim durumu, sağlık raporları veya da faturalar, taksitler gibi belgelerinin de ayrıştırılması ve kolay ulaşılabilir olması açısından oldukça gereklidir. İşe girişte gerekli olduğu kadar işten çıkarken de personel özlük dosyası ihtiyaç duyulan bir araçtır. Çıkış verilirken de eklenecek bazı belgelerin özlük dosyasında yer alması zorunludur. Bu belgeler; işten çıkış belgesi, istifa dilekçesi, fesih bildirimi, kıdem ve ihbar tazminatına dair bordro gibi belgelerdir ve dosyada yer alması zorunludur. Personellerin çalışma hayatı devam ettiği sürece devamlı yenilenecek ve içeriği değişecek, güncel evraklarla zenginleşecek olan personel dosyaları her kurum ve işyerinde farklılık gösterecek dosyalardır.
Personel Özlük Dosyası Evrakları Nelerdir?
Özlük dosyasında yer alması gereken belgeler; işe başvuru belgesi, vesikalık fotoğraf, adli sicil kaydı, diploma fotokopisi, sağlık raporu, kan grubu, nüfus cüzdanı fotokopisi, erkek personel için askerlik durumu belgesi, sabıka kaydı, çalışana ait ikametgah belgesi gibi çeşitli belgeler dosyada yer almak zorundadır.
